Ngày nay chữ ký số doanh nghiệp, tổ chức là một trong những công cụ thiết yếu phục vụ việc ký số trên các giao dịch điện tử, dịch vụ công trực tuyến thay cho chữ ký tươi. Đặc biệt trong giai đoạn hiện nay, Chính phủ Việt Nam đang định hướng số hóa toàn bộ các giao dịch hành chính từ thủ công sang phương thức trực tuyến điện tử thì chữ ký số lại đóng vai trò quan trọng hơn bao giờ hết.

Bên cạnh đó, quy định mới của Luật doanh nghiệp 2020 đã có quy định quan trọng về việc công nhận chữ ký số là con dấu của doanh nghiệp. Vậy, hãy cùng tìm hiểu rõ hơn về chữ ký số tổ chức, doanh nghiệp trong bài viết này.

Chữ ký số doanh nghiệp là gì?

Định nghĩa về chữ ký số doanh nghiệp

Chữ ký số dành cho doanh nghiệp, tổ chức là chữ ký trên môi trường điện tử, có giá trị pháp lý như con dấu của tổ chức, doanh nghiệp. Hiện nay, chữ ký số doanh nghiệp được coi như một công nghệ xác thực, đảm bảo an ninh, an toàn cho các hoạt động giao dịch qua Internet. Bên cạnh đó, trong Luật doanh nghiệp năm 2020 ghi nhận con dấu của doanh nghiệp được tồn tại dưới 2 hình thức. Cụ thể: Con dấu của doanh nghiệp được làm ở cơ sở khắc dấu và dấu của doanh nghiệp dưới hình thức của chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Quy định đã chính thức công nhận chữ ký số là con dấu của doanh nghiệp.

Nói cách khác, để trả lời cho câu hỏi “Chữ ký số công ty là gì?” hay “Chữ ký số doanh nghiệp là gì?”, thì dưới góc nhìn của một doanh nghiệp, chữ ký số là một thiết bị đã được mã hóa tất cả các thông tin, dữ liệu của một doanh nghiệp và có chức năng như một chữ ký điện tử dùng để ký trên các loại văn bản/ tài liệu số thực hiện trong các giao dịch điện tử qua mạng internet.

Những thông tin bắt buộc cần có trong chữ ký số cho doanh nghiệp

Một số thông tin cần có nếu muốn sử dụng chữ ký số dành cho doanh nghiệp như sau:

• Tên của tổ chức, doanh nghiệp
• Số hiệu chứng thư số (Serial number)
• Thời hạn có hiệu lực của chứng thư số
• Khóa công khai của chứng thư số
• Tên của Nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cho doanh nghiệp
• Chứng thư số của Nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng

Lợi ích của chữ ký số doanh nghiệp

Không chỉ giúp thực hiện ký trên các tài liệu điện tử, chữ ký số còn có giá trị sử dụng vô cùng lớn bởi những lợi ích hữu dụng và thiết thực mà nó mang lại. Vậy cụ thể thì doanh nghiệp nhận được những lợi ích gì khi sử dụng chữ ký số? 

Đảm bảo an toàn bảo mật thông tin

Quá trình ký số được thực hiện dựa trên công nghệ mã hóa công khai (PKI) và sử dụng thuật toán mã hóa công khai (RSA), theo đó, đảm bảo chỉ có người nhận văn bản đã ký mới có thể mở văn bản chữ ký số. Từ đó, đảm bảo văn bản đã ký điện tử không bị tác động bởi bên thứ 3.

Đảm bảo tính pháp lý trong giao dịch điện tử

Việc sử dụng chữ ký số trong giao dịch điện tử được coi là cơ sở để khẳng định giá trị pháp lý của những văn bản điện tử có giá trị tương đương với tài liệu giấy. Đây là bởi vì chữ ký số doanh nghiệp sử dụng công nghệ có khả năng đảm bảo tính toàn vẹn của tài liệu điện tử cũng như xác định danh tính của tác giả một cách tuyệt đối.

Đảm bảo tính “thật” của văn bản điện tử

Việc tạo ra một chữ ký số khác giống hoàn toàn với chữ ký số đang sử dụng và có khả năng kiểm tra bằng mã hóa công khai gần như là bất khả thi. Hơn nữa, sau khi tài liệu điện tử đã được ký số thì không có cách nào thay đổi được, bởi mọi thay đổi dù lớn hay nhỏ đều sẽ bị phát hiện nhờ công nghệ mã hóa công khai, từ đó dẫn đến bị vô hiệu do không trùng khớp với văn bản gốc.

Tiết kiệm thời gian xử lý văn bản hành chính

Không chỉ giúp người dùng ký được trên văn bản điện tử, chữ ký số còn làm giảm thời gian và công sức xử lý giấy tờ cho doanh nghiệp cũng như kế toán. Ngoài ra, ngay cả khi người ký không thể có mặt thì việc ký vẫn hoàn toàn có thể thực hiện được trên ứng dụng điện thoại với loại chữ ký số sử dụng công nghệ ký từ xa.

Chữ ký số tổ chức, doanh nghiệp dùng để làm gì?

Trong xu thế chuyển đổi số hiện nay, các tổ chức, doanh nghiệp luôn cần có chữ ký số là công cụ thiết yếu để ký kết các hợp đồng điện tử, hóa đơn điện tử, giao dịch ngân hàng điện tử,… Cụ thể, các ứng dụng của chữ ký số có thể được nêu ra như sau:

Chữ ký số của doanh nghiệp để kê khai và nộp thuế qua mạng

Doanh nghiệp, công ty sử dụng chữ ký số để kê khai nộp thuế trực tuyến, kê khai thuế hải quan điện tử, lĩnh vực ngân hàng điện tử, giao dịch chứng khoán môi trường điện tử, cổng thông tin một cửa quốc gia, cơ quan hành chính… mà sẽ không phải in các tờ kê khai, đóng dấu đỏ của công ty.

Hóa đơn điện tử hợp lệ phải có chữ ký điện tử

Trong quá trình doanh nghiệp thực hiện khai bảo hiểm xã hội điện tử, doanh nghiệp cần sử dụng chữ ký số để thực hiện việc đăng ký giao dịch BHXH điện tử với cơ quan BHXH Việt Nam, nộp hồ sơ tới cơ quan BHXH sau khi đã hoàn thành các bước nhập liệu để hoàn thành hợp lệ các thủ tục chữ ký số.

Chữ ký số công ty dùng để ký hợp đồng với đối tác trực tuyến

Một trong những sự tiện lợi của chữ ký số doanh nghiệp là các doanh nghiệp, tổ chức sẽ có thể dùng chữ ký số để ký hợp đồng với các đối tác để làm ăn trực tuyến mà không cần gặp nhau. Tất cả mọi việc được rút gọn vào việc ký vào file văn bản hợp đồng và gửi qua email.

Quy định sử dụng chữ ký số tổ chức, doanh nghiệp (cập nhật 2021)

Không thể phủ nhận, chữ ký số đã và đang trở thành công cụ phục vụ công việc vô cùng hữu ích cho doanh nghiệp/cá nhân trong các giao điện tử như kê khai, nộp thuế, BHXH hoặc ký trực tiếp trên các văn bản điện tử, hợp đồng điện tử mà không cần gặp gỡ hay chuyển phát qua lại. Vì vậy, trong quá trình sử dụng, chúng ta cần phải nắm chắc những quy định sử dụng chữ ký số doanh nghiệp hiệu quả, an toàn và đúng quy định.

Sau đây, I-CA sẽ thông qua bài viết này giới thiệu cho Quý khách hàng biết được quy định sử dụng chữ ký số tổ chức, doanh nghiệp, đặc biệt là chữ ký số dành cho các doanh nghiệp mới thành lập.

Một số quy định sử dụng chữ ký số tổ chức, doanh nghiệp

Cơ sở pháp lý của chữ ký số doanh nghiệp

Theo Điều 8 Nghị định 130/2018/NĐ-CP, giá trị pháp lý của chữ ký số doanh nghiệp được quy định như sau:

• Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký của cơ quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp thì yêu cầu đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bằng chữ ký số và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định tại Điều 9 Nghị định 130/2018/NĐ-CP.
• Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần được đóng dấu của cơ quan tổ chức thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bởi chữ ký số cơ quan, tổ chức và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định tại Điều 9 Nghị định 130/2018/NĐ-CP.

Việc sử dụng chữ ký số và chứng thư số của cơ quan, tổ chức và người có thẩm quyền của cơ quan, tổ chức

Đối với việc sử dụng chữ ký số của tổ chức, doanh nghiệp mới thành lập, Quý khách hàng cần tham khảo các quy định như sau:

• Chữ ký số của đối tượng được cấp chứng thư số theo quy định chỉ được sử dụng để thực hiện các giao dịch theo đúng thẩm quyền của cơ quan, tổ chức và chức danh được cấp chứng thư số.
• Việc ký thay, ký thừa lệnh theo quy định của pháp luật thực hiện bởi người có thẩm quyền sử dụng chữ ký số của mình, được hiểu căn cứ vào chức danh của người ký ghi trên chứng thư số.

Một số điều kiện để đảm bảo an toàn cho chữ ký số doanh nghiệp mới thành lập

Đối với các doanh nghiệp mới thành lập, việc đảm bảo an toàn cho chữ ký số trong giai đoạn đầu là một trong những việc tối quan trọng để doanh nghiệp có thể thực hiện các giao dịch một cách nhanh chóng và chính xác nhất. Theo Điều 9 Nghị định 130/2018/NĐ-CP, chữ ký số được xem là chữ ký điện tử an toàn khi đáp ứng các điều kiện sau:

• Chữ ký số được tạo ra trong thời gian chứng thư số có hiệu lực và kiểm tra được bằng khóa công khai ghi trên chứng thư số đó.
• Chữ ký số được tạo ra bằng việc sử dụng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai ghi trên chứng thư số do một trong các tổ chức sau đây cấp:
  • Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia;
  • Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ;
  • Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng;
  • Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của các cơ quan, tổ chức được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số chuyên dùng được quy định tại Điều 40 của Nghị định này.
• Khóa bí mật chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký.

Chữ ký số cho doanh nghiệp mới thành lập

Để được cấp phép sử dụng chữ ký số hợp lệ, doanh nghiệp mới thành lập cần chuẩn bị đầy đủ những hồ sơ sau:

• Giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc giấy phép hoạt động của doanh nghiệp (bản sao)
• Giấy chứng nhận đăng ký thuế của doanh nghiệp (bản sao)
• Chứng minh thư nhân dân hoặc hộ chiếu của người đại diện pháp lý cho doanh nghiệp (bản sao)

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ cần thiết, doanh nghiệp cần tiến hành gửi bộ hồ sơ này cho đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số uy tín, đã được Bộ Thông tin và truyền thông cấp phép, ví dụ như MISA, và thanh toán lệ phí theo gói thời gian sử dụng mà doanh nghiệp có nhu cầu.

Thủ tục đăng ký chữ ký số tổ chức, doanh nghiệp

Đối với các doanh nghiệp mới, việc sử dụng chữ ký số ngày càng được sử dụng rộng rãi, bởi nó giải quyết được nhiều vấn đề khó khăn đến việc kê khai, giao dịch. Vậy để sử dụng được chữ ký số, doanh nghiệp cần làm các thủ tục đăng ký nhất định.

Một bộ hồ sơ đăng ký chữ ký số cơ bản sẽ có những giấy tờ sau:

• Bản sao công chứng giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc giấy phép hoạt động
• Bản sao công chứng Giấy chứng nhận đăng ký thuế của doanh nghiệp;
• Bản sao công chứng Chứng minh thư nhân dân của người đại diện pháp luật doanh nghiệp, tổ chức (hoặc hộ chiếu).

Chỉ với 3 giấy tờ nêu trên, các tổ chức, doanh nghiệp đã có thể hoàn tất thủ tục đăng ký sử dụng chữ ký số. Sau khi chuẩn bị đầy đủ, Quý khách hàng cần nộp đến các đơn vị cung cấp chữ ký số đã lựa chọn để tiến hành các bước tiếp theo. Mức lệ phí cũng sẽ tùy thuộc vào từng cơ quan đưa ra cũng như tùy vào từng gói dịch vụ do doanh nghiệp của bạn lựa chọn.

Với dịch vụ chữ ký số I-CA, chúng tôi luôn muốn đem đến cho Quý khách hàng những giải pháp chất lượng nhất, với thủ tục đăng ký đơn giản, nhanh chóng, thực hiện bàn giao và hướng dẫn chi tiết giúp khách hàng giảm thiểu tối đa thời gian và chi phí.

Hưỡng dẫn cách sử dụng chữ ký số tổ chức, doanh nghiệp

Với sự phát triển mạnh mẽ của các giao dịch điện tử, cùng với đó là sự tác động mạnh mẽ của quá trình chuyển đổi số, chữ ký số thực sự là công cụ không thể thiếu để đáp ứng nhu cầu công việc, ký số của các doanh nghiệp hiện nay. Chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số hiện nay đã trở thành một dịch vụ CNTT quan trọng và ngày càng phổ biến với nhiều doanh nghiệp. Vậy cách sử dụng chữ ký số tổ chức, doanh nghiệp được quy định như thế nào? Cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết.

Cách sử dụng chữ ký số tổ chức, doanh nghiệp

Tổ chức, doanh nghiệp là những đối tượng đang triển khai sử dụng chữ ký số phổ biến, rộng rãi nhất hiện nay. Pháp luật đã quy định rõ về đối tượng sử dụng chữ ký số, giá trị pháp lý của chữ ký số trong các giao dịch điện tử.

Về đối tượng sử dụng

Tất cả các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp được thành lập theo pháp luật Việt Nam và người có thẩm quyền của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp theo quy định của pháp luật Việt Nam đều có quyền sử dụng chữ ký số.

Về giá trị pháp lý

Theo điều 24 Luật giao dịch điện tử 2005, giá trị pháp lý của chữ ký điện tử dành cho doanh nghiệp được quy định như sau:

• Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký của tổ chức, doanh nghiệp thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu chữ ký điện tử được sử dụng để ký thông điệp dữ liệu đó đáp ứng các điều kiện sau đây:
  • Phương pháp tạo chữ ký điện tử cho phép xác minh được người ký và chứng tỏ được sự chấp thuận của người ký đối với nội dung thông điệp dữ liệu;
  • Phương pháp đó là đủ tin cậy và phù hợp với mục đích mà theo đó thông điệp dữ liệu được tạo ra và gửi đi.
• Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần được đóng dấu của cơ quan, tổ chức thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bởi chữ ký điện tử của cơ quan, tổ chức đáp ứng các điều kiện quy định tại khoản 1 Điều 22 của Luật này và chữ ký điện tử đó có chứng thực.

Về ứng dụng của chữ ký tổ chức, doanh nghiệp

Chữ ký số hiện nay chủ yếu được các doanh nghiệp sử dụng trong các giao dịch với cơ quan thuế, hải quan,…thực hiện ký kết các giao dịch, thanh toán trực tuyến.

Khi giao dịch với các cơ quan, tổ chức nhà nước

Chữ ký số được ứng dụng nhiều nhất trong các thủ tục hành chính với cơ quan nhà nước như: đăng ký thành lập doanh nghiệp, bổ sung ngành nghề kinh doanh, thay đổi con dấu, thay đổi người đại diện pháp luật, kê khai và nộp thuế điện tử, kê khai và đóng BHXH, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động và bệnh nghề nghiệp,… mà không cần đến trực tiếp cơ quan nhà nước để thực hiện các thủ tục hành chính.

Khi giao dịch điện tử thông thường

Chữ ký số được sử dụng thay cho chữ ký thông thường trong tất cả các trường hợp giao dịch điện tử và luôn bảo đảm tính pháp lý tương đương theo quy định của luật giao dịch điện tử như khi ký kết hợp đồng của các cá nhân, cơ quan tổ chức.

Khi giao dịch với đối tác

Để giao dịch được với các đối tác từ xa, doanh nghiệp nhất định không thể không sử dụng chữ ký số. Chữ ký số giúp cho việc trao đổi hợp đồng, văn bản, chứng từ hay mua bán hàng hóa có thể được thực hiện mà không cần gặp mặt trực tiếp nhưng vẫn đảm bảo an toàn về bảo mật thông tin cũng như danh tính của các bên.

Bảo mật thông tin doanh nghiệp

Ngoài ra, các cá nhân, cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp có thể dùng chữ ký số như trong những công cụ bảo mật các email của mình để thực hiện việc trao đổi các thông tin, giấy tờ nhanh chóng, an toàn.

Một số lưu ý khi đăng ký sử dụng chữ ký số tổ chức, doanh nghiệp

Để có thể đăng ký sử dụng chữ ký số tổ chức, doanh nghiệp theo đúng quy định pháp luật, doanh nghiệp cần lưu ý như sau:

Thứ nhất, cần đảm bảo chữ ký số được tạo ra trong thời gian chứng thư số có hiệu lực và kiểm tra được bằng khóa công khai ghi trên chứng thư số đó.

Thứ hai, cần đảm bảo chữ ký số được tạo ra bằng việc sử dụng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai ghi trên chứng thư số do một trong các tổ chức sau đây cấp:

• Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia
• Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ
• Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng
• Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của các cơ quan, tổ chức được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số chuyên dùng

Thứ ba, cần đảm bảo khóa bí mật chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký.

Mua chữ ký số cho tổ chức, doanh nghiệp ở đâu? Dịch vụ cung cấp nào uy tín?

Hiện nay, doanh nghiệp có thể mua chữ ký số theo quy định về chữ ký số tại Việt Nam của rất nhiều doanh nghiệp, nổi bật nhất là nhà cung cấp chữ ký số công cộng I-CA. Điểm đặc biệt của I-CA so với các nhà cung cấp khác là dịch vụ chứng thực chữ ký số Việt Nam đầu tiên và duy nhất trang bị cặp khóa được đảm bảo an toàn trong thiết bị chuyên dụng bảo mật PKI Token/Smartcard đáp ứng tiêu chuẩn FIPS PUB 140-2 level 2/3 và HSM đáp ứng tiêu chuẩn FIPS PUB 140-2 level 3/4.

Với phương châm cung cấp dịch vụ nhanh chóng, thủ tục đơn giản, thuận tiện cho khách hàng, hỗ trợ đối tác và khách hàng tận tình, I-CA rất mong muốn được hợp tác với tất cả các đối tác kinh doanh trong lĩnh vực dịch vụ doanh nghiệp và chữ ký số trên toàn quốc với nhiều chính sách, tỷ lệ chiết khấu và nhiều chương trình ưu đãi.

Mọi thông tin chi tiết về đăng ký chữ ký số xin vui lòng liên hệ:

• Website: https://i-ca.vn/
• Hotline: 1900 0099