Chữ ký số cá nhân là gì có lẽ không còn là khái niệm quá xa lạ với đa số doanh nghiệp hiện nay, tuy nhiên, nếu so sánh với đối tượng là cá nhân thì chữ ký số chưa thực sự phổ biến. Với những lợi ích thiết thực từ việc ứng dụng chữ ký số, không chỉ doanh nghiệp mà nhu cầu sử dụng chữ ký số từ cá nhân cũng đang có xu hướng gia tăng. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp những thông tin cần thiết về chữ ký số bao gồm chữ ký số cá nhân là gì? Và chữ ký số cá nhân dùng để làm gì? 

Chữ ký số cá nhân là gì?

Chữ ký số cá nhân là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:

• Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa.
• Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.

Theo Điều 3 Thông tư 41/2017/TT-BTTTT, chữ ký số cá nhân là chữ ký số được tạo ra khi sử dụng khóa bí mật tương ứng với chứng thư số cá nhân. 

Hiểu một cách đơn giản hơn, chữ ký số điện tử cá nhân là chữ ký số được cá nhân sử dụng trong môi trường điện tử tuân thủ theo những quy định của pháp luật về chữ ký số. 

Đối tượng sử dụng chữ ký số cá nhân 

Với sự phát triển của thương mại điện tử cùng hình thức giao dịch trực tuyến thì nhu cầu sử dụng chữ ký số ngày càng gia tăng, không chỉ ở doanh nghiệp mà cả cá nhân. Mọi công dân Việt Nam có nhu cầu sử dụng chữ ký số trên môi trường thiết bị điện tử đều có thể đăng ký sử dụng:

• Cá nhân trong doanh nghiệp, tổ chức sử dụng để thay chữ ký của cá nhân khi ký số các văn bản thuộc quyền hạn chức vụ trong doanh nghiệp, tổ chức.
• Cá nhân cần sử dụng chứng thư số để ký trên các văn bản, tài liệu số để xác nhận nội dung.

Chữ ký số cá nhân dùng để làm gì?

Nếu như chữ ký số doanh nghiệp có giá trị và chức năng như con dấu thì chữ ký số cá nhân tương đương như chữ ký tay của mỗi cá nhân. Chữ ký số cá nhân được dùng để xác thực danh tính của người ký trong trường hợp ký kết hợp đồng trực tuyến, hóa đơn điện tử,..

Cá nhân khi tham gia vào các giao dịch trực tuyến như kê khai thuế thu nhập cá nhân, giao dịch chứng khoán, ngân hàng điện tử,…cũng cần đến chữ ký số để định danh và xác thực. Ngoài ra, chữ ký số cá nhân còn là công cụ hữu ích để bảo mật thư điện tử, mã hóa và ký số thư điện tử.

Quy định sử dụng chữ ký số cá nhân

Để được phép sử dụng chữ ký số cá nhân, cá nhân phải đăng ký chứng thư số cá nhân với Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số. Chứng thư số cá nhân là gì? Chứng thư số cá nhân là loại chứng thư điện tử do Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp. Chứng thư số cá nhân có tác dụng xác thực danh tính của người ký, tương đương với chứng minh thư hay thẻ căn cước công dân của mỗi người trong môi trường điện tử.

Chứng thư số cá nhân bao gồm những thông tin:

• Tên của người đăng ký chứng thư số.
• Tên của đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số được cấp phép bởi Bộ Thông tin và Truyền thông.

Về giá trị pháp lý của chữ ký số cá nhân, Điều 5 Quyết định 1984/2015/QĐ-TCT quy định văn bản điện tử được ký bởi chữ ký số của cá nhân có giá trị như văn bản giấy được ký tay bởi cá nhân đó; Văn bản điện tử được ký bởi chữ ký số của người có thẩm quyền theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu có giá trị như văn bản giấy được ký tay bởi người có thẩm quyền đó và được đóng dấu.

Thủ tục đăng ký đăng ký chữ ký số cá nhân như thế nào?

Bộ hồ sơ cần chuẩn bị để đăng ký chữ ký số

Để làm thủ tục đăng ký chữ ký số, cá nhân có nhu cầu cần chuẩn bị hồ sơ khá đơn giản. Chỉ cần bản sao công chứng CMND hoặc hộ chiếu của người sử dụng chữ ký số là có thể đăng ký được. Nhà cung cấp sẽ tiến hành chứng thực nội dung hồ sơ trên do doanh nghiệp cung cấp và tiến hành làm hợp đồng cũng như bàn giao chữ ký số cho người mua.

Các bước đăng ký chữ ký số dành cho cá nhân

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ.

Bước 2: Xác thực thông tin.

Ngay sau khi nhận được thông tin đăng ký của khách hàng, nhân viên của I-CA sẽ tiến hành kiểm tra thông tin và xác thực hồ sơ. Quá trình xác thực thông tin được diễn ra vô cùng nhanh chóng để có thể kịp thời hỗ trợ khách hàng trong những tình huống cấp bách cần có chữ ký số ngay lập tức.

Bước 3: Hoàn tất thủ tục và bàn giao chữ ký số

Khi yêu cầu cấp Chứng thư số được chấp nhận, nó sẽ được tạo và phát hành dựa theo các thông tin trong bản yêu cầu cấp chứng thư số đã được xác thực định danh. I-CA sẽ thông báo cho thuê bao về việc đã tạo xong chứng thư số và cho phép thuê bao truy xuất chứng thư số ngay khi chứng thư số có hiệu lực.

Cuối cùng, sau khi hoàn tất các thủ tục đăng ký và thanh toán, khách hàng ngay lập tức sẽ nhận được thông tin tài khoản chữ ký số và có thể sử dụng ngay sau đó.

Hướng dẫn cách sử dụng chữ ký số cá nhân

Chữ ký số là công cụ thiết yếu để thực hiện ký số trên các giao dịch điện tử thay cho chữ ký tươi. Chữ ký số cá nhân được dùng để xác thực danh tính của người ký có giá trị pháp lý tương đương chứng minh thư nhân dân, thẻ căn cước công dân khi cá nhân tham gia thực hiện các giao dịch trực tuyến. Vậy cách sử dụng chữ ký số cá nhân được quy định như thế nào? Cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết.

Về đối tượng sử dụng

Mọi công dân Việt Nam có nhu cầu sử dụng chữ ký số cá nhân đều có thể đăng ký với đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số và sử dụng tương đương với chữ ký tay của mình.

Về giá trị pháp lý

Dựa theo quy định tại Quyết định số 1984/2015/QĐ-TCT ngày 19/10/2015 thì:

• Các văn bản, tài liệu điện tử nếu được ký bởi chữ ký số cá nhân cấp bởi đơn vị cung cấp đã được cấp phép theo quy định của pháp luật thì sẽ có giá trị pháp lý tương đương với văn bản giấy được ký tay bởi cá nhân đó.
• Các văn bản điện tử được ký bởi chữ ký số của người có thẩm quyền theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu sẽ có giá trị như văn bản giấy được ký tay bởi người có thẩm quyền đó và được đóng dấu.

Về ứng dụng của chữ ký cá nhân

Chữ ký số dành cho cá nhân giúp cho người dùng thực hiện các giao dịch trực tuyến như: khai và nộp thuế điện tử cá nhân, kê khai và thực hiện các thủ tục hành chính công điện tử, thực hiện giao dịch ngân hàng điện tử (internet banking), giao dịch chứng khoán trực tuyến, thanh toán điện tử, thương mại điện tử, ký hợp đồng điện tử, email, ký file doc, pdf…

Về lợi ích của việc sử dụng chữ ký cá nhân

Việc sử dụng chữ ký số cá nhân đã và đang đem lại nhiều lợi ích thiết thực cho người dùng, đặc biệt là trong bối cảnh chuyển đổi số trong những năm trở lại đây. Cụ thể một số lợi ích đó như sau:

• Rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ: Việc ký số trên thiết bị điện tử sẽ tiết kiệm được phần lớn thời gian xử lý hồ sơ khi chỉ cần một thao tác đơn giản là văn bản đã được ký duyệt.
• Không cần chuẩn bị hồ sơ bản cứng: Nếu như chữ ký tay cần phải in hồ sơ bản cứng ra mới có thể ký được thì chữ ký số sẽ giúp người dùng thuận tiện xem tài liệu và ký số trực tiếp trên các thiết bị, phần mềm.
• Ký duyệt mọi lúc mọi nơi: Thay vì chỉ có thể ký văn bản trực tiếp tại văn phòng trong giờ hành chính thì người dùng chữ ký số cá nhân hoàn toàn có thể ký số bất kỳ lúc nào, ở bất cứ nơi đâu.
• An toàn, bảo mật: Chữ ký số cá nhân đảm bảo được tính bảo mật của các thông tin trao đổi, đảm bảo an toàn cho các giao dịch trực tuyến diễn ra thuận lợi, nhanh chóng.

Một số lưu ý khi đăng ký, sử dụng chữ ký số cá nhân

Tuy việc sử dụng chữ ký số cá nhân có nhiều tiện ích, nhưng để chuẩn bị tinh thần trước những tình huống xấu bất ngờ xảy ra, cá nhân Quý khách hàng vẫn cần phải xem xét những lưu ý quan trọng khi sử dụng chữ ký số như sau:

• Đảm bảo chữ ký số vẫn đang trong thời hạn sử dụng.
• Đảm bảo được hỗ trợ kịp thời khi gặp khó khăn trong quá trình ký số.

Nên đăng ký chữ ký số cá nhân ở đâu? Đăng ký của nhà cung cấp nào?

Hiện nay, doanh nghiệp có thể mua chữ ký số theo quy định về chữ ký số cá nhân tại Việt Nam của rất nhiều doanh nghiệp, nổi bật nhất là nhà cung cấp chữ ký số I-CA. Điểm đặc biệt của I-CA so với các nhà cung cấp khác là dịch vụ chứng thực chữ ký số Việt Nam đầu tiên và duy nhất trang bị cặp khóa được đảm bảo an toàn trong thiết bị chuyên dụng bảo mật PKI Token/Smartcard đáp ứng tiêu chuẩn FIPS PUB 140-2 level 2/3 và HSM đáp ứng tiêu chuẩn FIPS PUB 140-2 level 3/4.

Với phương châm cung cấp dịch vụ nhanh chóng, thủ tục đơn giản, thuận tiện cho khách hàng, hỗ trợ đối tác và khách hàng tận tình, I-CA rất mong muốn được hợp tác với tất cả các đối tác kinh doanh trong lĩnh vực dịch vụ doanh nghiệp và chữ ký số trên toàn quốc với nhiều chính sách, tỷ lệ chiết khấu và nhiều chương trình ưu đãi.

Mọi thông tin chi tiết về đăng ký chữ ký số xin vui lòng liên hệ:

• Website: https://i-ca.vn/
• Hotline: 1900 0099