1. Tổng quan về chữ ký điện tử nước ngoài

Trong bối cảnh toàn cầu hóa, các giao dịch điện tử xuyên biên giới ngày càng phổ biến. Cùng với đó, nhu cầu sử dụng chữ ký điện tử nước ngoài tại Việt Nam cũng gia tăng, đặc biệt với doanh nghiệp có yếu tố đầu tư hoặc hợp tác quốc tế.

Chữ ký điện tử là dữ liệu điện tử được gắn với thông điệp dữ liệu để xác nhận danh tính người ký và thể hiện sự chấp thuận của họ đối với nội dung đó.

Cần lưu ý phân biệt hai khái niệm:

- Chữ ký điện tử: Là khái niệm rộng, có thể là hình ảnh, tên hoặc ký hiệu điện tử dùng để xác nhận người ký.

- Chữ ký số: Là một dạng đặc biệt của chữ ký điện tử, sử dụng công nghệ mã hóa để đảm bảo tính xác thực và toàn vẹn dữ liệu.

→ Chữ ký điện tử nước ngoài được hiểu là chữ ký số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số có trụ sở và hoạt động hợp pháp tại quốc gia khác phát hành.

2. Lý do cần công nhận chữ ký điện tử nước ngoài tại Việt Nam

Không phải tất cả chữ ký điện tử phát hành ở nước ngoài đều được tự động công nhận tại Việt Nam. Việc làm thủ tục công nhận giá trị pháp lý là điều cần thiết để đảm bảo các giao dịch quốc tế được pháp luật Việt Nam thừa nhận.

Khi được công nhận, chữ ký điện tử nước ngoài mang lại nhiều lợi ích:

- Có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký số trong nước.

- Là bằng chứng điện tử hợp pháp trong các tranh chấp hoặc thủ tục hành chính.

- Được phép sử dụng trong hóa đơn, hợp đồng, tài liệu điện tử theo quy định Việt Nam. 

Nhờ đó, doanh nghiệp có thể ký kết, trao đổi dữ liệu xuyên biên giới thuận lợi, an toàn và tiết kiệm hơn.

3. Điều kiện để chữ ký điện tử nước ngoài được công nhận

Theo quy định hiện hành, để được công nhận tại Việt Nam, chữ ký điện tử nước ngoài và tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực (CA) phải đáp ứng các tiêu chí sau:

a. Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực hợp pháp

- Có giấy phép hoạt động hợp pháp tại quốc gia đăng ký.

- Đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật và bảo mật tương đương với quy chuẩn Việt Nam.

- Gửi văn bản đề nghị công nhận chính thức tới cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam.

b. Có điều ước quốc tế hoặc thỏa thuận thừa nhận lẫn nhau

- Việt Nam và quốc gia của CA nước ngoài cùng là thành viên của điều ước quốc tế về công nhận chữ ký điện tử.

- Hoặc có thỏa thuận song phương/đa phương giữa hai quốc gia về công nhận giá trị chữ ký điện tử.

c. Đáp ứng tiêu chuẩn tương đương chữ ký số Việt Nam

Ngay cả khi không có điều ước quốc tế, chữ ký điện tử nước ngoài vẫn có thể được công nhận nếu đảm bảo đủ điều kiện về tài chính, kỹ thuật, nhân sự và hạ tầng theo quy định của Chính phủ Việt Nam.

4. Hồ sơ công nhận chữ ký điện tử nước ngoài

Tổ chức hoặc cá nhân cần chuẩn bị bộ hồ sơ gồm các tài liệu sau:

- Đơn đề nghị công nhận (Mẫu 03 – Thông tư 06/2024/TT-BTTTT).

- Tài liệu chứng minh tiêu chuẩn kỹ thuật của chữ ký điện tử nước ngoài phù hợp với quy định Việt Nam.

- Chứng thư điện tử mẫu, có đầy đủ thông tin phục vụ tra cứu xác thực.

- Giấy tờ định danh:

+ Tổ chức Việt Nam: Quyết định thành lập hoặc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, kèm CCCD hoặc hộ chiếu người đại diện pháp luật.

+ Cá nhân Việt Nam: Căn cước định danh mức độ 2.

+ Tổ chức nước ngoài: Giấy phép hoạt động hợp pháp tại Việt Nam.

+ Cá nhân nước ngoài: Hộ chiếu và giấy tờ chứng minh cư trú hợp pháp tại Việt Nam.

- Văn bản ủy quyền hợp pháp (nếu có).

- Giấy phép hoặc tài liệu chứng minh tổ chức CA nước ngoài được phép hoạt động tại quốc gia đăng ký.

Người nộp hồ sơ có thể lựa chọn bản sao chứng thực, bản sao từ sổ gốc, hoặc bản sao điện tử xác thực tùy theo hình thức nộp hồ sơ.

5. Quy trình công nhận chữ ký điện tử nước ngoài tại Việt Nam

Sau khi hoàn thiện hồ sơ, tổ chức hoặc cá nhân nộp về Bộ Thông tin và Truyền thông (Bộ TTTT) theo một trong ba cách:

- Nộp trực tiếp tại cơ quan tiếp nhận.

- Gửi qua đường bưu điện.

- Nộp online qua Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công Bộ TTTT.

Thời gian xử lý:

- Trong vòng 30 ngày nếu hồ sơ hợp lệ.

- Trường hợp cần xác minh thêm, thời gian có thể kéo dài tối đa 65 ngày.

Khi được công nhận, chứng thư chữ ký điện tử nước ngoài có hiệu lực 5 năm, nhưng không vượt quá thời hạn gốc của chứng thư đó.

7. Kết luận

Thủ tục công nhận chữ ký điện tử nước ngoài là bước quan trọng để đảm bảo giao dịch điện tử xuyên biên giới được pháp lý Việt Nam công nhận. Doanh nghiệp nên tìm hiểu kỹ quy định và chuẩn bị hồ sơ đúng chuẩn để tránh kéo dài thời gian xử lý.