Cách kiểm tra chữ ký số hợp lệ trên văn bản điện tử cũng đã được quy định rõ ràng tại Khoản 1 Điều 7 Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT:

“Kiểm tra chữ ký số trên văn bản điện tử thực hiện như sau:

• Giải mã chữ ký số bằng khóa công khai tương ứng;
• Kiểm tra, xác thực thông tin của người ký số trên chứng thư số gắn kèm văn bản điện tử; việc kiểm tra, xác thực thông tin người ký số được thực hiện theo Điều 8 Thông tư này;
• Kiểm tra tính toàn vẹn của văn bản điện tử ký số”.

Cách 1: Kiểm tra trực tiếp trên website Trung tâm Chứng thực điện tử quốc gia

Trung tâm Chứng thực điện tử quốc gia (NEAC) là đơn vị trực thuộc Bộ Thông tin và Truyền thông. Website được thành lập bởi trung tâm này chính là nền tảng hỗ trợ quản lý hoạt động của các tổ chức cung cấp dịch vụ chữ ký số công cộng, đồng thời cho phép người dùng kiểm tra tính xác thực của một chữ ký số trên văn bản điện tử. 

Ưu điểm khi kiểm tra trên website NEAC:

• Kiểm tra nhanh chóng, dễ dàng. Nội dung xác thực đáng tin cậy.
• Có thể kiểm tra được chữ ký số của mọi đơn vị cung cấp. 
• Kiểm tra được văn bản ký số ở mọi định dạng .pdf,.docx,.xlsx,.pptx,.xml

Hạn chế:

• Việc kiểm tra có thể gián đoạn trong trường hợp website gặp sự cố.

Hướng dẫn kiểm tra chữ ký số hợp lệ trên website NEAC như sau:

• Bước 1: Truy cập trang chính thức của Trung tâm Chứng thực điện tử quốc gia tại link https://neac.gov.vn/vi/kiem-tra-chu-ky-so
• Bước 2: Tại giao diện hiển thị, bấm chọn “Click vào box này” hoặc ô “Chọn file tải lên” để tải văn bản có chữ ký số cần kiểm tra lên hệ thống. 

Tại mục Kiểm tra chữ ký số, chọn file văn bản cần kiểm tra đang được lưu trữ trong thiết bị

• Bước 3: Sau khi file đã tải lên thành công, nhấn chọn nút “Kiểm tra chữ ký số” ở góc dưới cùng.

Người kiểm tra có thể tải lên văn bản ở nhiều định dạng

• Bước 4: Xem kết quả kiểm tra
• File có chữ ký số hợp lệ sẽ hiển thị đầy đủ thông tin của chữ ký số và chứng thư số đi kèm với các thông báo như sau:
  • Tên chữ ký: Tên chữ ký + Ký bởi đơn vị nào.
  • Trạng thái chữ ký: Hợp lệ tại thời điểm kiểm tra.
  • Tính toàn vẹn của dữ liệu: Không bị thay đổi.
  • Trạng thái chứng thư số trên chữ ký: Chứng thư số của người ký hợp lệ tại thời điểm ký số.

• Trường hợp chữ ký số không hợp lệ, hệ thống sẽ hiển thị lỗi chi tiết tại mục “Chi tiết nếu chữ ký không hợp lệ”.

Chữ ký số hợp lệ sẽ được thông báo trạng thái hợp lệ tại thời điểm kiểm tra

Cách 2: Sử dụng phần mềm ký số của Bộ Thông tin và Truyền thông

Phần mềm ký số NEACSigner do Bộ Thông tin và Truyền thông phát triển, hỗ trợ người dùng thực hiện nhiều nghiệp vụ liên quan tới chữ ký số như: tạo mẫu chữ ký, ký số một hoặc nhiều tài liệu cùng lúc, chuyển đổi tài liệu office sang pdf,… Đặc biệt, NEACSigner còn có tính năng kiểm tra chữ ký số hợp lệ cho mọi văn bản điện tử.

Ưu điểm khi kiểm tra chữ ký số hợp lệ trên phần mềm NEACSigner:

• Giao diện đơn giản, tốc độ nhanh chóng.
• Dễ dàng kiểm tra mọi định dạng văn bản có ký số. 

Hạn chế:

• Người dùng phải tải và cài đặt phần mềm trên thiết bị. 

Hướng dẫn cách kiểm tra chữ ký số trên phần mềm:

• Bước 1: Truy cập website https://neac.gov.vn/vi 
• Bước 2: Trên thanh menu chọn danh mục Dịch vụ trực tuyến > chọn Kiểm tra văn bản ký số. Tại giao diện hệ thống, chọn dòng “Tải phần mềm ký số NEACSigner”. Sau khi quá trình tải về máy hoàn tất, mở tệp đã tải và chọn dòng “Tiến hành cài đặt phần mềm”. 

Người dùng cần tải phần mềm NEACSigner về thiết bị

• Bước 3: Mở phần mềm đã cài đặt. Trên giao diện chính, chọn danh mục Hệ thống > chọn dòng Mở tệp.

Mở phần mềm ký số tài liệu của NEAC và chọn chức năng mở tệp văn bản cần kiểm tra

• Bước 4: Tại tệp đã mở, trên góc phải màn hình, nhấn chọn nút Kiểm tra chữ ký. 

Lúc này, bạn có thể xem được tình trạng chữ ký số có hợp lệ hay không, kèm theo thông tin chứng thư số của người ký. 

Nhấn kiểm tra chữ ký để xem trạng thái hợp lệ của văn bản ký số

• Bước 5: Xem kết quả kiểm tra. 

Nếu chữ ký số hợp lệ, phần mềm sẽ hiển thị đầy đủ thông tin, trạng thái chữ ký số hợp lệ tại thời điểm kiểm tra tương tự như đã nêu ở Cách 1. 

Cần làm gì khi kết quả kiểm tra chữ ký số không hợp lệ?

Trong trường hợp kết quả kiểm tra chữ ký số là không hợp lệ, hoặc hệ thống kiểm tra hiển thị thông báo “Không tìm thấy chữ ký”, người nhận văn bản cần:

• Liên hệ lại với đối tác bên gửi để kiểm tra lại chữ ký.
• Hoặc liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số để được hỗ trợ khắc phục sự cố kỹ thuật, được gia hạn chữ ký số trong trường hợp chứng thư số hết hạn.  

Bên cạnh đó, để tránh rủi ro nhà cung cấp chưa được cơ quan Bộ cấp phép hoạt động, nhưng lại tự ban hành chữ ký, tự chứng thực dẫn đến chữ ký số và văn bản được ký không hợp lệ, bạn cần lựa chọn đúng đơn vị uy tín và đã có giấy phép hoạt động cho dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng.

Để biết danh sách các nhà cung cấp hợp pháp, đã được Bộ Thông Tin và Truyền thông cho phép chứng thực các loại hình chữ ký số, bạn đọc có thể tra cứu tại Danh sách các CA công cộng hợp pháp đã được Bộ công bố.  

Khi nhận văn bản có chữ ký số, bạn hãy kiểm tra nhà cung cấp đã được cấp phép hoạt động cho loại hình ký số đó hay chưa

Nhìn chung, việc kiểm tra chữ ký số hợp lệ là điều rất cần thiết để xác minh tính hợp pháp và hiệu lực của một văn bản. Chữ ký số không hợp lệ sẽ làm gián đoạn các giao dịch, cũng như suy giảm uy tín của tổ chức, doanh nghiệp đối với khách hàng, đối tác. 

Việc kiểm tra này không chỉ quan trọng đối với bên nhận văn bản, mà chính bên ký văn bản cũng phải đảm bảo chữ ký và chứng thư số của đơn vị mình đã đáp ứng đủ điều mọi điều kiện pháp lý