1. Khi Nào Cần Thay Đổi Chữ Ký Số Trên WinInvoice?

Doanh nghiệp cần cập nhật hoặc thay đổi chữ ký số trong các trường hợp sau:

- USB Token hết hạn và đã được cấp lại chứng thư số mới

- Đổi đơn vị cung cấp chữ ký số

- Cập nhật thông tin doanh nghiệp trên hóa đơn điện tử

- Hệ thống WinInvoice không nhận chữ ký số cũ

Việc cập nhật đúng và đầy đủ sẽ đảm bảo hóa đơn điện tử tiếp tục được ký và gửi hợp lệ đến Cơ quan Thuế.

2. Hướng Dẫn Cách Thay Đổi Chữ Ký Số Trên WinInvoice

- Bước 1: Truy cập giao diện quản lý chữ ký số

+ Đăng nhập vào phần mềm WinInvoice

+ Trên giao diện chính, chọn “CHỮ KÝ SỐ” → “CHI TIẾT”

- Bước 2: Thêm chứng thư số mới

+ Nhấn nút “THÊM TOKEN”

+ Nhấn “OK” trong hộp thoại xác nhận

+ Tích chọn mở “Tool Ký Số”

+ Nhấn “CHỌN” để thêm USB Token chứa chữ ký số mới

+ Sau khi thêm thành công, bạn có thể xóa các chứng thư số cũ/hết hạn để giao diện gọn hơn

- Bước 3: Tạo lại tờ khai sử dụng hóa đơn điện tử

Quay lại menu chính, chọn “TỜ KHAI SỬ DỤNG HĐĐT”

- Bước 4: Đăng ký thay đổi thông tin hóa đơn

+ Trong tờ khai, chọn hình thức đăng ký “THAY ĐỔI THÔNG TIN”

+ Kiểm tra lại toàn bộ thông tin doanh nghiệp:

Tên công ty, mã số thuế, tên cơ quan thuế quản lý

Thông tin người liên hệ, email, số điện thoại

+ Thiết lập lại các thông tin sau:

Hình thức hóa đơn: Có mã hoặc không mã của cơ quan thuế tùy thuộc doanh nghiệp

Phương thức chuyển dữ liệu: Gửi đầy đủ từng hóa đơn hoặc theo bảng tổng hợp

Loại hóa đơn sử dụng: Ví dụ: Hóa đơn GTGT

+ Thêm chữ ký số mới:

Nhấn “THÊM CHỨNG THƯ SỐ (USB)” → “OK” → “CHỌN”

- Bước 5: Ký tờ khai

+ Sau khi hoàn tất thông tin tờ khai, nhấn “XEM/KÝ NỘP TỜ KHAI”

+ Nhấn “KÝ TỜ KHAI”

- Bước 6: Xác nhận chữ ký

Nhấn “XÁC NHẬN KÝ” → Nhập mã PIN USB Token → nhấn “ĐĂNG NHẬP” để xác nhận ký

- Bước 7: Kiểm tra trạng thái tờ khai

+ Quay lại mục “TỜ KHAI SỬ DỤNG HĐĐT”

+ Tờ khai sẽ hiển thị trạng thái: Chờ CQT xét duyệt

+ Sau khoảng 24 giờ, nếu được chấp nhận, bạn có thể sử dụng chữ ký số mới để ký phát hành hóa đơn

3. Một Số Lưu Ý Khi Cập Nhật Chữ Ký Số Trên WinInvoice

+ Đảm bảo máy tính đã cài đúng driver cho USB Token

+ Trước khi cập nhật, nên gỡ bỏ các chứng thư số cũ để tránh nhầm lẫn

+ Không nên thay đổi chữ ký số vào cuối kỳ nộp báo cáo thuế để tránh lỗi phát sinh

4. Kết Luận

Việc thay đổi chữ ký số trên phần mềm WinInvoice hoàn toàn có thể thực hiện dễ dàng nếu bạn làm đúng theo hướng dẫn trên. Đừng quên cập nhật tờ khai đúng quy định để đảm bảo hóa đơn điện tử được phát hành liên tục, hợp lệ và không bị gián đoạn bởi lỗi chứng thư số.

CÔNG TY CỔ PHẦN ICORP

☎️ Hotline tư vấn: 0879.989.888

🌐 Website: i-ca.vn 

🗺️ Địa chỉ: Số 32/21 Phố Trương Công Giai, Phường Dịch Vọng, Quận Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội, Việt Nam.