Phần mềm VietInvoice là công cụ phổ biến được nhiều doanh nghiệp sử dụng để lập, ký và phát hành hóa đơn điện tử theo đúng quy định của cơ quan thuế. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách phát hành hóa đơn điện tử trên VietInvoice, đảm bảo hợp lệ và đúng quy trình.

Hướng dẫn phát hành hóa đơn điện tử trên VietInvoice

- Bước 1: Đăng nhập phần mềm VietInvoice

Mở phần mềm VietInvoice trên máy tính.

Nhập “Tên đăng nhập” và “Mật khẩu”, sau đó nhấn “Đăng nhập” để vào hệ thống.

- Bước 2: Vào danh sách hóa đơn chờ phát hành

Tại giao diện chính, chọn menu “Hóa đơn” → “Danh sách hóa đơn”.

Đây là nơi hiển thị các hóa đơn đã lập nhưng chưa được ký phát hành.

- Bước 3: Chọn hóa đơn cần phát hành

Tick vào ô vuông bên trái các hóa đơn muốn phát hành.

Có thể chọn một hoặc nhiều hóa đơn nếu bạn muốn phát hành hàng loạt.

- Bước 4: Nhấn nút “Phát hành”

Nhấn biểu tượng “Phát hành hóa đơn” ở góc phải màn hình.

Hệ thống sẽ hiển thị thông báo xác nhận trước khi tiến hành.

- Bước 5: Kết nối USB Token chữ ký số I-CA

Cắm USB Token chữ ký số I-CA vào máy tính.

Chọn đúng chứng thư số tương ứng với công ty.

Hệ thống sẽ tự động nhận dạng token và yêu cầu mã PIN.

- Bước 6: Nhập mã PIN để ký số

Nhập đúng mã PIN của chữ ký số I-CA.

Nhấn “Đồng ý” / “OK” để phần mềm tiến hành ký điện tử.

- Bước 7: Hệ thống thực hiện ký và phát hành

Sau vài giây, phần mềm sẽ thực hiện xong thao tác ký.

Hóa đơn sẽ được cấp “Mã CQT” (mã xác thực của cơ quan thuế).

Nhấn icon con mắt để xem hóa đơn đã phát hành, kiểm tra đầy đủ ngày ký, số hóa đơn và chữ ký điện tử.

- Bước 8: Xem và tải hóa đơn đã phát hành

Vào mục “Danh sách hóa đơn” đã phát hành.

Chọn hóa đơn vừa ký để kiểm tra hoặc tải về dưới định dạng PDF/XML.

Một số lưu ý quan trọng

- Chữ ký số phải còn hiệu lực và tương thích với phần mềm.

- Không nên để sai thông tin hóa đơn trước khi ký phát hành, vì sẽ không thể sửa được sau khi đã có mã CQT.

- Trong trường hợp phát hành sai, cần tiến hành lập biên bản điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế theo quy định.

Kết luận

Việc phát hành hóa đơn trên VietInvoice rất đơn giản nếu bạn nắm vững quy trình. Hãy luôn kiểm tra kỹ nội dung hóa đơn trước khi ký, đảm bảo sử dụng chữ ký số I-CA đúng cách để tránh sai sót không đáng có.

CÔNG TY CỔ PHẦN ICORP

☎️ Hotline tư vấn: 0879.989.888

🌐 Website: i-ca.vn 

🗺️ Địa chỉ: Số 32/21 Phố Trương Công Giai, Phường Dịch Vọng, Quận Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội, Việt Nam.